Esnaf odalarında tasdikler(2)

Geçtiğimiz yazıda “Esnaf odalarında defterler ve tasdikleri” başlıklı yazımıza bugün kaldığımız yerden devam ediyoruz.

Muamelat Yönetmeliği çerçevesinde:

5362 sayılı Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Kanunu Muamelat Yönetmeliği’nde kullanılacak defterler; “Muamelatla ilgili defterler” başlıklı 48’inci maddesinde sayılmıştır. Esnaf odalarında kullanılacak defterleri içinden seçerek aşağıda sizlere sunuyoruz.

a) Üye Kayıt Defteri,

b) Genel Kurul Karar Defteri,

c) Yönetim Kurulu Karar Defteri,

d) Denetim Kurulu Karar Defteri,

e) Gelenek ve Teamül Defteri,

f) Denetim Defteri,

g) Gelen Evrak Kayıt Defteri,

h) Giden Evrak Kayıt Defteri,

ı) Kıymetli Evrak Defteri.

Üye kayıt defteri


(1) Bu defter; esnaf ve sanatkârlar meslek odalarınca tutulur. Oda üyelerinin kaydına mahsustur. Ciltli olması lazımdır. Kullanılmaya başlanmadan evvel notere tasdik ettirilir.

(2) Üye kayıt defterine, yönetim kurulu kararı ile oda üyeliğine kabul edilen üyenin üye kayıt beyannamesinde oda tarafından doldurulan bilgiler yazılır ve ayrıca üyenin bir fotoğrafı yapıştırılır.

(3) Odadan çıkan veya çıkarılan üye hakkındaki yönetim kurulu kararının tarihi ve sayısı üye kayıt defterine yazılır ve bu işlem üyeye tebliğ edilir. Üye ile ilgili hususlarda ortaya çıkacak değişiklikler de aynı şekilde bu deftere işlenir. (Md.49)

Genel kurul karar defteri

(1) Bu defter olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarında alınan, başkanlık divanı ve bakanlık temsilcisi tarafından imzalanarak tekemmül eden kararların kaydına mahsustur.

(2) Kararlar, bu deftere el yazısı ile yazılabileceği gibi, yazı makinesi veya bilgisayar ile yazılarak deftere yapıştırılır. Kenarları mühürlenir. (Md.52)

Yönetim kurulu karar defteri

(1) Bu defter yönetim kurulu kararlarının yazılmasına mahsustur. Ciltli olup kullanılmaya başlanmadan önce notere tasdik ettirilir. Yönetim kurulu kararları el yazısı ile yazılabileceği gibi yazı makinesi veya bilgisayar ile yazılarak deftere yapıştırılır. Kenarları mühürlenir.

(2) Her kararın başına tarihi, sıra numarası ve toplantıda bulunan üyelerin isimleri yazılmak suretiyle imzalanır. (Md.54)

Denetim kurulu karar defteri

(1) Bu defter denetim kurulu kararlarının yazıldığı bir defterdir. Alınan kararlar el yazısı ile yazılabileceği gibi yazı makinesi veya bilgisayar ile yazılarak deftere yapıştırılır. Kenarları mühürlenir. Alınan kararlar denetim kurulu üyelerince imzalanır. (Md.55)

Gelenek ve teamül defteri

(1) Bu defter, oda ve birliklerce tutulur. Bölge içinde tespit edilen gelenek ve teamüllerin kaydına mahsustur. (Md.57)

Denetim defteri

(1) Bu defter, Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Teftiş Kurulu Tüzüğünün 31 inci maddesine göre ihdas edilmiş olup, noter tasdikine tabi değildir.

(2) Defterin tasdiki Ankara’da Teftiş Kurulu Başkanlığınca, İzmir ve İstanbul'da (en kıdemli) Başmüfettişlikçe, diğer yerlerde denetimi yapan müfettişçe tasdiklenir. (Mühürlenip sayfa sayıları belirtilip son sayfasına gerekli açıklama yapılır, imzalanır.) Bu defter sadece, Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Müfettişlerince yapılan denetimlerde kullanılır. Bu defter denetim dosyası ile birlikte muhafaza edilir.

(3) Denetim defteri süresiz saklanır. Denetim dosyasının saklanma süresi 10 yıldır. Defter ve dosyanın saklanmasından denetlenen birimin en üst yetkilisi sorumludur. Müfettişlikten veya Bakanlıktan gelen teftiş ve denetim ile ilgili rapor ve yazılara karşılık olarak yazılan yazılar bu deftere tarih ve sayıları belirtilip özetleri yazılır veya suretleri ya da fotokopileri onaylanarak yapıştırılır. (Md.58)

Gelen evrak kayıt defteri


(1) Kuruluşların dağıtım memurlarınca getirilen evrakın kaydedildiği bir defterdir. Bu deftere her sene başında birden başlayarak kayıt sıra numarası verilir. Evrakın tarihi, sayısı, geldiği makam ve konusu bu deftere işlenir. (Md.59)

Giden evrak kayıt defteri

(1) Giden evrakın kaydedildiği bir defterdir. Bu deftere her sene başında birden başlayarak kayıt sıra numarası verilir.

(2) Giden evrak defterine evrakın tarihi, sayısı, gideceği yer ve konusu işlenir. (Md.60)

Kıymetli evrak defteri

(1) Bu deftere üst kuruluştan alınan kıymetli evrak, makbuzlar, tahsil, tediye ve mahsup fişleri kaydedilir.

(2) Kullanılmak üzere alınan tahsil, tediye ve mahsup fişleri ile kıymetli evrak için, bir tesellüm tutanağı ile verilen evrakın cilt ve sıra no., tesellüm tutanağının tarihi ve numarası, kime teslim edildiği tespit olunduktan sonra deftere buna göre kaydı yapılır.

(3) Tamamen kullanılan kıymetli evrak için ilgili sütuna evrakın cilt ve sıra no.su kayıt edilir. (Md.61)

Kaynak: http://www.gazeteyenigun.com.tr/yazar/engin-malay/esnaf-odalarinda-defterler-ve-tasdikleri-2-31985.html